Cynghorydd Canolfan Gyswllt Cwsmeriaid – Cymraeg yn Hanfodol

Cyfrifoldeb y Rôl

Prif Gyfrifoldebau 

• Darparu gwasanaeth ymatebol yn y Gymraeg a’r Saesneg i amrediad o gwsmeriaid ag ymholiadau a chwynion gan sicrhau bod materion a dderbynnir yn cael eu datrys yn brydlon dros y ffôn/e-bost/llythyr/ffurflen ar-lein. 
• Prosesu cwynion uniongyrchol a dderbynnir gan aelodau o'r cyhoedd i'r heddlu neu awdurdod priodol â chyn lleied â phosibl o ymdriniaeth a chynrychiolaeth. 
• Bod yn effro i faterion proffil uchel a materion o ddiddordeb cyhoeddus a’u nodi, a chyfeirio cwynion y gallai fod yn briodol iddynt beidio â’u hanfon ymlaen at yr heddlu oherwydd amgylchiadau eithriadol a thynnu sylw Rheolwr y Ganolfan Gyswllt i Gwsmeriaid at y rhain. 
• Sefydlu anghenion cwsmeriaid a darparu gwybodaeth briodol - a all amrywio o roi cyngor ar rôl SAYH, y broses ar gyfer gwneud cwyn neu apêl i geisiadau mwy cyffredinol am wybodaeth neu gyfeirio at asiantaethau eraill
• Ymateb i ymatebion, cwynion, llythyrau ASau a gohebiaeth arall.  
• Cymryd perchenogaeth o alwadau, ymholiadau a chwynion, gan geisio datrys problemau i leihau cyswllt dilynol gan ddarparu'r profiad gorau posibl i'r cwsmer
• Lle bo'n briodol, cysylltu â rhanddeiliaid mewnol ac allanol ynghylch cwynion a gwybodaeth a dderbyniwyd a chydnabod lle mae gwybodaeth yn sylweddol gymhleth neu sensitif a thrin y wybodaeth fel y bo'n briodol.  
• Adnabod a choladu gwybodaeth data tueddiadau ar faterion proffil uchel posibl 
• Delio â chwsmeriaid sy'n aml yn gallu bod yn ddig, trallodus, ac weithiau'n heriol ond gan aros yn gwrtais a bod â'r gallu i weld pethau o safbwynt y cwsmer i sicrhau bod gwasanaeth cyson a theg yn cael ei ddarparu i bawb
• Ochr yn ochr â chyfeirio achwynwyr at wasanaethau eiriolaeth a chynghori lle gallant dderbyn cymorth i wneud cwyn, gall fod angen i ddeiliad y swydd gymryd manylion cwynion ac apeliadau dros y ffôn yn unol â pholisi Addasiad Rhesymol SAYH. Mae hyn yn ymwneud yn arbennig â galwyr a allai fod ag anghenion mynediad neu gyfathrebu. 
• Cael yr wybodaeth ddiweddaraf am faterion a digwyddiadau sefydliadol, gan gynnwys datganiadau i'r wasg, datganiadau adroddiadau, newidiadau i ymarferion sefydliadol i sicrhau bod gwybodaeth yn gyfredol er mwyn darparu cyngor priodol.
• Datrys ymholiadau y tro cyntaf i leihau cyswllt dilynol gan ddarparu'r profiad gorau posibl i'r cwsmer.  
• Cofnodi gwybodaeth gywir ymholi a chwyno ar systemau rheoli achosion a chysylltiadau cwsmeriaid perthnasol.  
• Prosesu ac ymateb i gysylltiadau Llinell Adrodd gan Swyddogion Heddlu sy'n gwasanaethu.  
• Delio â honiadau chwythu’r chwiban a chysylltu â’r adran fewnol ynghylch unrhyw chwythu’r chwiban. 
• Unrhyw ddyletswyddau eraill sy'n addas i'r raddfa, a all gynnwys cymorth gweinyddol, cynorthwyo staff uwch â rhyngweithio wyneb yn wyneb ag aelod o'r cyhoedd, staff cyflenwi ar y switsfwrdd, post. 
• Hyfforddi a chynorthwyo aelodau newydd o'r tîm lle bo'n briodol.
• Ystyried dilysrwydd adolygiadau a dderbyniwyd allan o amser a chyfleu'r penderfyniad i'r defnyddiwr gwasanaeth a'r heddlu, gan ddefnyddio canllawiau clir a llythyrau templed safonol. Adnabod unrhyw achosion anarferol, cynhennus neu anodd a cheisio cyngor priodol er mwyn gallu gwneud penderfyniad cadarn.

Yr Ymgeisydd Delfrydol

Yr Ymgeisydd Delfrydol:

Hanfodol 

• Tystiolaeth o sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig cryf  
• Tystiolaeth o sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig cryf gan ddefnyddio'r iaith Gymraeg   
• Hyder a gallu i gyfathrebu â phobl ar bob lefel  
• Gallu i fod yn amyneddgar, cydnerth, sensitif a diplomyddol wrth ddelio â'r cyhoedd a rhanddeiliaid  
• Gallu i gynnal ymholiadau, cael gwybodaeth ac i ddefnyddio crebwyll cadarn i gyrraedd casgliadau   

Profiad 

• Profiad perthnasol profedig o weithio mewn amgylchedd wedi'i ganolbwyntio ar ymdrin â chyngor neu wybodaeth i gwsmeriaid  
• Profiad o ddelio â phobl heriol dros y ffôn  
• Profiad o ymateb i gwsmeriaid gan ddefnyddio'r iaith Gymraeg, ar lafar ac yn ysgrifenedig
• Profiad o ymateb i ymholiadau a chwynion cwsmeriaid yn ysgrifenedig

Sgiliau a Galluoedd 

• Sgiliau trefniadol da a gallu i reoli eich llwyth gwaith eich hun  
• Sgiliau TG da, gan gynnwys Microsoft Office a systemau cronfeydd data  

Mae'r rôl yn gofyn am gliriad i BPSS

Fetio diogelwch cenedlaethol: lefelau clirio - GOV.UK (www.gov.uk)

Addasiadau Rhesymol

Mae SAYH yn weithle amrywiol a chynhwysol ac rydym yn dymuno eich helpu i ddangos eich llawn botensial pa bynnag fath o asesiad a ddefnyddir. Rydym yn agored i ddarparu'r offer sydd eu hangen arnoch i lwyddo. Er nad yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr, gweler isod addasiadau rhesymol posibl y gallwn eu darparu:

• Amser ychwanegol ar gyfer cyflwyniadau neu gwestiynau cyfweliad
• Newidiadau fformatio megis lliwiau ar gyfer testun neu gefndir ar aseiniadau ysgrifenedig
• Cwestiynau wedi'u cyflwyno yn ysgrifenedig yn ystod cyfweliadau

Os bydd angen unrhyw addasiadau rhesymol arnoch i'n proses recriwtio, e-bostiwch Recruitment@policeconduct.gov.uk

Disgrifiad o'r Pecyn

Disgrifiad Pecyn:

• 27.5 diwrnod o wyliau blynyddol â thâl (gan gynyddu gyda gwasanaeth i 32.5 diwrnod
• Opsiynau i gario drosodd, prynu neu werthu gwyliau blynyddol
• Pensiwn y Gwasanaeth Sifil
• Pecyn absenoldeb mamolaeth y Gwasanaeth Sifil
• Rhaglen cymorth gweithwyr PAM
• Mynediad i aelodaeth Cyngor Chwaraeon y Gwasanaeth Sifil (CSSC)
• Cynllun beicio i'r gwaith
• Cyfle i fwynhau'r cartref ac electroneg diweddaraf mewn ffordd fwy fforddiadwy a ddarperir gan Vivup
• Cynllun Prydlesu Car
• Roedd rhwydweithiau staff yn canolbwyntio ar bob un o'r nodweddion gwarchodedig – yn cael eu rhedeg ar gyfer staff, gan staff: Rhwydwaith Galluogi, Rhwydwaith Cymru. Rhwydwaith Pride a LHDTCI+,  Rhwydwaith Rhyw a Theulu, Rhwydwaith Hil, Crefydd a Chred
• Dysgu a datblygu wedi'u teilwra i'ch rôl Amgylchedd gydag opsiynau gweithio hyblyg
•  Diwylliant sy'n annog ymddygiadau cynhwysiant ac amrywiaeth

Gwybodaeth Ychwanegol:

Nid yw SAYH yn gymwys i gymryd rhan ym mhroses drosglwyddo’r Gwasanaeth Sifil, felly ni fydd ymgeiswyr llwyddiannus yn gallu trosglwyddo i SAYH ar eu telerau ac amodau presennol.

Nid yw SAYH yn cymryd rhan yng Nghynllun Noddi Fisa’r DU felly, bydd yn rhaid i ymgeiswyr ddarparu tystiolaeth o’u Hawl i Weithio yn y DU os cynigir rôl gyda ni.

Mae’r rôl hon wedi'i heithrio o Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr 1974, felly bydd gwiriad safonol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn cael ei gynnal ar gyfer yr ymgeisydd llwyddiannus yn ystod y broses cyn cyflogi.

Bydd unrhyw symud i Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu oddi wrth gyflogwr arall yn golygu na fyddwch bellach yn gallu cael mynediad at dalebau gofal plant. Mae hyn yn cynnwys symudiadau rhwng adrannau'r llywodraeth. Fodd bynnag, gallwch fod yn gymwys ar gyfer cynlluniau eraill y llywodraeth, gan gynnwys Gofal Plant Di-dreth. Penderfynwch ar eich cymhwysedd ar wefan  https://www.childcarechoices.gov.uk

Ystyriaeth Emosiynol:

Wrth gyflawni'r rôl hon, byddwch yn dod i gysylltiad rheolaidd â deunydd trallodus a fydd yn debygol o fod yn cael effaith, yn drawmatig ac yn heriol. O ystyried natur y gwaith, byddwch yn dod i gysylltiad ag unigolion sy’n profi trallod eithafol. Mae SAYH yn cydnabod hyn ac yn cynnig amrywiaeth o ddarpariaethau lles i’r holl staff, gan gynnwys cymorth cymheiriaid TRiM (Rheoli Risg Trawma), Cynghorydd Lles penodedig, a mynediad at gwnsela cyfrinachol am ddim. Mae'r holl staff yn cael eu hannog yn gryf i gyrchu ac ymgysylltu â'r cymorth ar gael yn rhagweithiol. Os hoffech siarad am yr elfen hon o’r rôl â rhywun sydd eisoes yn gwneud gwaith tebyg yn SAYH, cysylltwch â Recruitment@policeconduct.gov.uk a gellir trefnu hyn.

Gweithredu Cadarnhaol:

Mae gweithredu cadarnhaol fel y manylir arno yn Neddf Cydraddoldeb 2010, yn ein galluogi i ddefnyddio mesurau a luniwyd i helpu i wella cydraddoldeb yn y gweithle, a chreu maes chwarae teg i bawb, tra’n parhau i gyflogi pawb ar sail teilyngdod. Mae ein data proffil gweithlu yn dangos bod pobl sy'n nodi eu bod yn ddu, Asiaidd ac ethnig leiafrifol yn cael eu tangynrychioli yn SAYH. 

Ar gyfer y rôl hon – pe bai gennym sefyllfa lle mae ymgeiswyr lluosog wedi cyflawni’r sgôr uchaf ac un yn nodi ei fod yn ddu, Asiaidd neu ethnig leiafrifol, trwy ddefnyddio gweithredu cadarnhaol, gallwn ddewis yr ymgeisydd hwnnw ar gyfer y rôl, gan wella’r maes hwn o dangynrychiolaeth yn SAYH felly. Dim ond pan fydd yr ymgeiswyr sy'n sgorio uchaf wedi sgorio'n gyfartal, yn y cam asesu terfynol, ac yn uwch na'r trothwy gofynnol y byddwn yn defnyddio gweithredu cadarnhaol yn y modd hwn.

Rydym yn croesawu ymgeiswyr i ymgeisio am rolau trwy gyfrwng y Gymraeg fel eu dewis iaith.

Am y cwmni

Am y Cwmni

Fel sefydliad cwbl annibynnol, mae SAYH yn ceisio cynnal hawliau’r cyhoedd ac ymchwilio i’r materion mwyaf difrifol, gan gynnwys marwolaethau yn dilyn cyswllt â’r heddlu, i hyrwyddo dysgu a dylanwadu ar newid mewn plismona. Mae SAYH yn sefydliad sydd wedi’i drwytho mewn hanes, wedi’i ddylanwadu gan ffigurau arwyddocaol fel Stephen Lawrence a Syr William Macpherson. Rydym yn chwilio am bobl i gynnal ein gwerthoedd craidd, ac yn gyfnewid am hynny byddwn yn rhoi amgylchedd gwaith cefnogol a chynhwysol i chi ffynnu ynddo.

Byddwch chi'ch hun

Mae SAYH wedi ymrwymo i hyrwyddo cydraddoldeb a gwerthfawrogi amrywiaeth ym mhopeth a wnawn. Ein gweledigaeth yw i fod, a chael ein gweld fel, arweinydd mewn cyflogaeth a gwasanaethau cynhwysol, gan ddangos yr ethos hwn ym mhopeth a wnawn.

• Fel cyflogwr Stonewall safon arian, rydym yn parhau i ymrwymo i fod yn gyflogwr LHDTC+ trwy waith ein Rhwydwaith Staff Pride LHDTC+, gan greu amgylcheddau croesawgar i bobl lesbiaidd, hoyw, deurywiol a chwiar.
• Rydym yn falch o rannu ein bod wedi llofnodi Siarter Hil yn y Gwaith Busnes yn y Gymuned. Mae’r Siarter yn cynnwys pum galwad i weithredu ar gyfer arweinwyr a sefydliadau ar draws pob sector. 
• Gan ei fod yn gyflogwr Hyderus o ran Anabledd, mae SAYH yn ymroddedig i ddileu’r rhwystrau i bobl anabl ffynnu yn y gweithle.
• Mae ein Rhwydweithiau Staff yn gweithio’n gyson i wneud SAYH yn arweinwyr cyflogaeth gynhwysol, o’n Rhaglen Gynghreiriad i Safonau’r Gymraeg a’n Polisi Know the Line, rydym yn gyson yn chwilio am ffyrdd newydd o greu amgylchedd i bawb ddatblygu a ffynnu.